Verfahrensverzeichnis für die Datenverarbeitung nach DSGVO

1. Zwecke der Verarbeitungen bzw. der Verarbeitungstätigkeit            

Speicherung von Kundendaten für die Versendung von Newslettern sowie zur Beantwortung von Kundenanfragen

2. Datum der Einführung

06.12.2016

3. Datum der letzten Aktualisierung    

15.05.2018

4. Verantwortliche Fachabteilung       

Inhaber / Geschäftsleitung:

Parfümerie Tina

Leontine Michel

Oststraße 10

01917 Kamenz

Tel.: 03578 307746

Email: beauty@parfuemerie-tina.de 

5. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen internen Datenschutzbeauftragten.

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitungen bzw. der Verarbeitungstätigkeit     

§ 6 Abs. 1 DSGVO

7. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen bzw. Personengruppen

Kunden:

Bestandskunden

Neukunden

Interessenten

8. Kategorien personenbezogener Daten    

Allgemein:

Name/Firmenname

Telefonnummer

Email-Adresse        

9. Besondere Kategorien personenbezogener Daten      

Keine.

10. Herkunft bzw. Quelle(n) der Daten           

Die Eingabe erfolgt durch den Kunden.

11. Kategorien von Empfängern bzw. Zugriffsberechtigten, denen die Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden   

Inhaber und verantwortliche Mitarbeiter

Externer Auftragsverarbeiter (siehe Verzeichnis des Auftragsverarbeiters)

12. Datenübermittlungen in Drittländer (außerhalb der EU) oder internationale Organisationen

Es findet keine Übermittlung statt.         

13. Vorgesehene Frist für die Löschung der Daten          

Löschung nach Wegfall des Zweckes der Datenerhebung

14. Verträge mit Auftragsverarbeitern            

Ja       

Vereinbarte Verarbeitungstätigkeiten:   

Email-Datenbank

Erzeugen von Emails / Newslettern

Support-/Wartungsservice

Webseiten-Betreuung

15. Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortung        

Ja.      

16. Ist eine Voreinschätzung, ob eine Datenschutzfolgeabschätzung notwendig ist, erfolgt?   

Nein.

17. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen        

Maßnahmen zur Gewährleistung der Zweckbindung personenbezogener Daten

Einschränkung von Verarbeitungs-, Nutzungs- und Übermittlungsrechten

Maßnahmen zur Gewährleistung der Transparenz für Betroffene, Verantwortliche und Kontrollinstanzen

Dokumentation von Einwilligungen und Widersprüchen

Protokollierung von Zugriffen und Änderungen

Nachweis der Quellen von Daten (Authentizität)

Berücksichtigung der Auskunftsrechte von Betroffenen

Maßnahmen zur Gewährleistung der Betroffenenrechte

Differenzierte Einwilligungs-, Rücknahme- sowie Widerspruchsmöglichkeiten

Schaffung notwendiger Datenfelder z. B. für Sperrkennzeichen, Benachrichtigungen,   Einwilligungen, Widersprüche, Gegendarstellungen

Dokumentierte Bearbeitung von Störungen, Problembearbeitungen und Änderungen am Verfahren sowie an den Schutzmaßnahmen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes

Operative Möglichkeit zur Zusammenstellung, konsistenten Berichtigung, Sperrung und Löschung aller zu einer Person gespeicherten Daten

Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit und der Integrität der Systeme und Dienste, die einen unautorisierten Zugang oder Zugriff auf personenbezogene Daten verhindern sollen, beim Verantwortlichen selbst oder auf dem Transportweg zu Auftragsverarbeitern oder Dritten.

Zutrittskontrolle (kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen)

Festlegung der zugangsberechtigten Personen

Zugangskontrolle (keine unbefugte Systembenutzung)

(sichere) Kennwörter

Einsatz von Anti-Viren-Software

Einsatz von Firewalls

Festlegung der nutzungsberechtigten Personen

Protokollierung der Benutzer und deren Aktivitäten

Benutzerberechtigungen verwalten

Erstellen von Benutzerprofilen

Zugriffskontrolle (kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems)

Protokollierung von Zugriffen

Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert

Sichere Aufbewahrung von Datenträgern

Verwaltung der Benutzerrechte durch Systemadministratoren

Trennungskontrolle (getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden)

Sandboxing

Maßnahmen zur Gewährleistung der Verfügbarkeit der Systeme u. Dienste, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten dauernd und uneingeschränkt verfügbar und insbesondere vorhanden sind, wenn sie gebraucht werden.

Verfügbarkeitskontrolle (Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust)

Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site)

unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)

Virenschutz

Firewall

Feuerlöschgeräte in Serverräumen

Feuer- und Rauchmeldeanlagen

Geräte zur Überwachung der Temperatur in Serverräumen

Klimaanlage in Serverräumen

Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen

Brandschutzmaßnahmen

Überspannungsschutz

RAID (Festplattenspiegelung)

Schutz vor Diebstahl

Auftragskontrolle (keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers)

Eindeutige Vertragsgestaltung

formalisiertes Auftragsmanagement

strenge Auswahl des Dienstleisters

Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags

Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis

Maßnahmen, um nach einem physischen oder technischen Zwischenfall die Verfügbarkeit personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen rasch wiederherzustellen.

Backup- und Recoverykonzept

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